用友财务共享系统付款单全流程图文演示

财务共享实例图文演示

一、财务共享简介

    财务共享不是一个新概念但大多数人对其并不熟悉,引入中国本土是在2003年,此处简单说明一下财务共享的理念,但绝不是三两段话能够说的明白的。

    财务共享服务中心(Financial Shared Service Center,简称FSSC),最初财务共享中心的提出是为了将集团内各分公司的某些事务性的功能如会计账务处理、员工工资福利处理等集中处理,以达到规模效应,降低运作成本。目的在于通过一种有效的运作模式来解决大型集团公司财务职能建设中的重复投入和效率低下的弊端。

1-1 定义

    财务共享是依托信息技术以财务业务流程处理为基础,以优化组织结构、规范流程、降低运营成本或创造价值为目的,以市场视角为内外部客户提供专业化财务服务管理模式。是一种以客户为中心+服务收费的企业价值再创造。是独立或半独立的组织。

    简单理解就是集团、总部管控大服务器,把分布在子集团或子公司的会计账套通过互联网集中到一期,这些集中的会计集中处理会计记账,从而实现工作流程透明、影像扫描管理、财务规划管控、财务交易处理、业务分析支持的规范、统一、高效。

1-2 范畴

  • 共享不是语言上狭义的定义,其定义包括集中管控,协同商务
  • 财务共享不仅仅包括财务的共享,还包含人力系统共享
  • 重复的、标准化、有规模效益的、可复制的流程均可纳入财务共享范畴
  • 支持票据影像扫描查看保存管理系统
  • 专业化(公司总部共享中心 - 各个进销存、供应量模块)、集团化(区域共享中心 - 各个城市或集团及下级子公司)、国际化(全球共享中心 - 各个国家及下级城市)

1-3 意义

  • 推动财务管理转型升级
  • 加强集团管控能力
  • 促进标准化建设
  • 支持核心业务快速发展
  • 降低财务运营成本提高财务工作效率提升财务的服务质量及员工满意度


图1-3-1.财务共享的作用图

二、财务共享系统

    首先在共享服务功能节点下建立集团财务共享服务中心,将系统维护的业务单元组织,集团及公司的财务管理委托给该集团财务共享中心管理。

    在动态建模平台流程管理下工作流及审批流中定义流程

2-1 工作流

    工作的流程,以岗位为节点设置流程图。自开始节点一级级走完流程。此处工作主流程内嵌一个审批子流程。用来设置审批流程节点。


图2-1-1.工作主流程图

2-2 审批流

    审批流就是审批的流程,包括各个审批节点。


图2-2-1.审批子流程图

三、付款单演示

    实际业务场景中常见的业务:应收共享、应付共享、出纳共享、费用共享、资金共享、报表共享、核算共享、总账共享、现金管理、到账通知等。

    这里以应收应付模块下付款单据的整个共享流程进行演示。

    制单人填写付款单据,保存后提交至下一级审核,审核通过后再进入下一级,直至走完工作流。整个流程中制单人之外的任何一个节点都可驳回单据,驳回单据需填写驳回原因,驳回方式包括驳回至制单人、驳回至上一级。实际业务中驳回至制单人不重走流程的场景较多,这里说的是驳回单据,同时可以驳回影像。

    用友财务共享系统页面演示主要是Portal端,需要从NC、Portal端两方面维护,NC端是重量级配置,portal端是轻量级配置。

3-1 Portal端欢迎页面


图3-1-1.共享服务登录页面图

3-2 制单人制单

    用户登入共享服务系统,进入报账人门户,由于单据类型较多,此处只显示常用的三类,其他单据选中图中所示的符号"+",在弹出的二级页面中单击打开贸易付款单。


图3-2-1.进入二级单据选择页面图


图3-2-2.选择贸易付款单图


图3-2-3.贸易付款单页面图

    保存单据提交后,可以查看到当前单据的审批情况。若下一级审核节点未审核该单据,则当前制单人可对单据执行收回操作进行修改单据操作。

3-3 审核人审核

    单据经制单人制单保存后提交,走工作流,及工作流配置的审批子流程,按照审批节点一级级审核,上一级审核通过后,下一级用户才能看到该单据。制单人登入系统可实时查看到当前单据的审批情况,付款业务着急付款的话,支持提醒审批功能,系统会推送信息到当前单据的在手审核节点的审核人下。

    会计复核人员登入财务共享系统,进入审批人门户,可看到待审批单据。单击打开单据可看到详细信息,并能预览凭证。这也是财务共享中心不需要财务会计人员制作手工凭证,而是通过系统配置自动生成。此处只是预览,真正的生成是单据走共享中心审核通过后生成临时凭证或正式凭证。


图3-3-1.审批人门户页面图


图3-3-2.填写审核意见图


图3-3-3.单据审核后提交图

3-4 审核人驳回单据

    审核工作人员若发现单据录入信息有误,可以选择驳回单据。审核人员同意审核单据时可不自定义维护同意意见,默认为同意,若驳回单据,必须输入驳回意见。可驳回至制单人不重走流程或者驳回至上一级,这点是需要配置的。单据被驳回后,系统会给通知信息到制单人,制单人收到驳回单据对单据修改,确认无误后保存提交,不需要重走流程,单据直接到驳回单据的那个审核节点,审核通过后走完工作流程。


图3-4-1.单据驳回信息维护图

3-5 单据走工作流及审批子流程

    单据走到下一个审核节点,用户登入共享服务系统,进入审批人门户,打开该单据,可以点击查看流程,并看到已审核通过的工作人员的审核情况。


图3-5-1.查看单据信息图

联查工作流主流程,可以看到流程走至贸易公司付款单审批子流程。黑色箭头表示单据还未走到该节点。


图3-5-2.审核工作流查看图

  联查审批子流程,可以看到单据走至风险控制部。此时制单人及已审批过该单据的审批人用户看到的审批情况完全一致。当前风险控制部用户审批通过后,单据即走到下一个节点财务管理部,直至总经理审核通过后,审批子流程全部走完。继续按照工作流,单据流通到下一个节点,此处工作流配置的审批子流程下一节点是共享服务用户中心。


图3-5-3.审核子流程图

3-6 对单据修改

    会计复核人员或其他领导可配置支持对提交的单据修改。在审批人门户打开单据,直接修改后保存,执行审批操作后走到下一个审批节点。

3-7 单据走共享服务中心及影像问题

    单据走到工作流最后一个节点,此处是共享服务中心。也可配置共享服务中心在工作流的中间节点。这点根据实际业务场景配置。


图3-7-1.单据到共享中心图

    共享中心用户登入系统,选中共享服务下的任务处理的作业任务处理。进入下图所示页面,单击提取,可看到最新进入共享服务中心的单据。在NC端对共享服务配置了单据池,所有进共享中心的单据都先存在单据池。每个共享中心用户当前可处理的单据最多不可超过10张,每次可提取3张。这点是NC端配置的在手任务阀值,及每次提取阀值。此处配置的10 和 3。


图3-7-2.共享中心用户提取单据图

    如果单据最初有录入影像,则此处单击某个单据后会自动弹出影像;比如报销单据会有发票等票据的影像扫描进入影像系统,则此时可查看到当前单据关联的影像。这里演示的付款单未扫描影像。单据影像审核减少了单据流转,对于较大企业相对复杂的流程时,极大的提高了审批效率。


图3-7-3.影像查看图

    打开走到共享中心的单据,如下图所示。可单击查看流程看整个工作流各个审批节点的审批情况,红框所示按钮可把面板隐藏及显示,确认无误后,单击审核。此付款单单据走完整个工作流程。NC端配置的工作流走共享中心审核后自动生成临时凭证。此时进入NC端操作该单据即凭证制单。


图3-7-4.共享中心用户查看单据图

3-8 NC端会计平台生成对应单据

    登入NC端,选中动态建模平台下会计平台的单据生成功能节点。


图3-8-1.NC端登入页面图


图3-8-2.会计平台单据生成页面图

    在单据生成功能节点下根据目的组织及单据日期等条件可查询共享中心审核通过并为生成正式凭证的单据。此时已生成临时凭证。选中某行单据单击生成的二级菜单前台生成可以看到临时凭证及分录信息,确认无误后可单击保存,制单保存生成正凭证。此处的银行账户是后来开发的用于维护银行账户信息。


图3-8-3.临时凭证及银行账户查看图

    会计平台的单据保存后,可在财务会计的总账模块下的制单功能节点下看到该单据,此时生成正式凭证。


图3-8-4.正式凭证及分录查看图

    正式凭证已生成,在总账模块下审核签字后即可记账完成单据的凭证业务。

四、总结

    此处以付款单的业务流程演示共享服务中心,走下来感觉不就是工作流,审批、审批、审批,不仅仅是这样。没有这么简单,或者说看似简单其实流程的梳理就是一个很大的工作量,以及单据模板的调整,流程的配置及测试。对于使用共享中心的客户开说,简单不就是他们希望的么,共享中心的实施极大的简化了工作任务,对企业的成本节省,工作效率,员工满意度的提示有很大帮助。更多的信息还要在日后多接触财务共享,认识财务共享。

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